Kadry i płace a RODO – jaka jest zależność?

W maju 2018 roku Polska wprowadziła Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, popularnie znane jako RODO. To prawo stanowiło istotny punkt zwrotny w ochronie danych osobowych, nakładając nowe wymogi i standardy na procesy zarządzania danymi. Dla działów kadr oraz pracodawców oznaczało to konieczność dostosowania się do rygorystycznych zasad RODO.

Kategorie danych osobowych w obszarze kadr

RODO definiuje dane osobowe jako informacje identyfikujące konkretną osobę. Te informacje obejmują imię, nazwisko, adres zamieszkania, dane kontaktowe oraz bardziej wrażliwe aspekty, takie jak stan zdrowia czy preferencje seksualne. Dla działów kadr kluczowe jest zrozumienie, że wszystkie te dane podlegają ochronie i należy do nich podchodzić z należytą uwagą.

W ramach tego ujęcia można wyróżnić trzy główne kategorie danych osobowych:

1. Dane podstawowe – obejmujące takie informacje jak imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL.
2. Dane wrażliwe – objęte zakazem przetwarzania, dotyczące m.in. pochodzenia rasowego, przekonań religijnych czy stanu zdrowia.
3. Dane dotyczące czynów prawnych – zawierające informacje o wyrokach sądowych i innych czynach zabronionych.

Minimalizacja i przetwarzanie danych osobowych w rekrutacji i zatrudnianiu

Minimalizacja danych stanowi kluczowy element RODO, nakazując zbieranie tylko niezbędnych informacji. W kontekście rekrutacji oznacza to ograniczenie zbieranych danych do tych istotnych dla procesu rekrutacyjnego, takich jak imię i nazwisko, dane kontaktowe czy informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym.

Po zatrudnieniu minimalizacja danych wymaga dalszego ograniczenia do niezbędnych informacji, takich jak numer PESEL, adres zamieszkania czy dane bankowe. Wszystkie dane powinny być dostępne wyłącznie dla osób zaangażowanych w proces rekrutacyjny i zarządzanie personelem.

Przetwarzanie wizerunku pracownika, kandydata do pracy

Wizerunek pracownika, w postaci zdjęć czy nagrań wideo, stanowi również dane osobowe podlegające ochronie zgodnie z RODO. Pracodawcy nie mogą publikować ani udostępniać wizerunku pracowników bez ich wyraźnej zgody. Zgody te powinny być dobrowolne, poufne i zrozumiałe dla pracowników.

Monitoring w miejscu pracy i monitorowanie poczty elektronicznej

Monitoring w miejscu pracy, zarówno w formie kamer jak i monitoringu poczty elektronicznej, musi być zgodny z przepisami RODO. Pracodawca, jako administrator danych osobowych, musi przetwarzać te dane zgodnie z prawem oraz zachować ich poufność. Pracownicy powinni zostać poinformowani o monitoringu, a każdy monitoring powinien być zgodny z wytycznymi RODO.

Szkolenia kadrowe a RODO

Przepisy RODO w kadrach są niezwykle ważne, warto więc być z nimi na bieżąco. Dlatego niezbędne jest, aby przedsiębiorstwa regularnie inwestowały w rozwój swoich pracowników działu kadr, zapewniając im dostęp do aktualnych szkoleń kadrowo-płacowych.

Centrum Verte proponuje specjalistyczne szkolenia kadrowo-płacowe, które doskonale przygotowują pracowników do:

• Świadomego stosowania przepisów RODO
• Aktywnej ochrony danych osobowych pracowników
• Prowadzenia niezbędnej dokumentacji

Dostęp do dokumentacji – prawa pracownika zgodnie z RODO

RODO przyznaje pracownikom pewne prawa dotyczące ich danych osobowych. Mają oni prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich poprawiania czy wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pracownicy muszą być świadomi swoich praw i móc z nich korzystać zgodnie z przepisami RODO.

RODO wprowadziło nowe standardy ochrony danych osobowych, co wpłynęło także na działania działów kadr. Minimalizacja danych, transparentność procesów rekrutacyjnych, ochrona wizerunku pracowników oraz respektowanie praw pracowników są kluczowymi elementami, które należy uwzględnić. Zachęcamy do udziału w szkoleniach kadrowo-płacowych, które pomogą zrozumieć RODO w działach kadrowych i HR. Dbałość o przestrzeganie tych zasad pozwala nie tylko uniknąć kar, ale także buduje zaufanie i dobre relacje z pracownikami.