Przechowywanie dokumentów pracowniczych jest ważnym aspektem działalności każdej firmy. Są one źródłem informacji o pracownikach, ich umowach, wynagrodzeniach czy też wykonywanych zadaniach. Jednocześnie jednak przepisy prawne nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania tych dokumentów przez określony czas oraz ich odpowiedniego zabezpieczenia.
Spis treści
Wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentów pracowniczych
Przepisy prawne w Polsce nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez określony czas, który zależy od rodzaju dokumentu. Przykładowo, dokumenty związane z umową o pracę powinny być przechowywane przez 50 lat, a dokumenty związane z rozwiązaniem umowy – przez 10 lat. Pracodawcy powinni też zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem, utratą czy też nieuprawnionym dostępem.
Konsekwencje nieprzestrzegania wymogów prawnych
Konsekwencje nieprzestrzegania wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów pracowniczych mogą być bardzo poważne. Przede wszystkim, pracodawcy mogą zostać ukarani finansowo za brak odpowiedniego przechowywania takich akt. Wysokość kar finansowych może być różna w zależności od stopnia naruszenia przepisów prawnych.
Brak odpowiedniego przechowywania może również prowadzić do trudności w prowadzeniu ewentualnych postępowań sądowych, ponieważ brak dokumentów potwierdzających okoliczności sporu może uniemożliwić wykazanie swoich racji.
Warto również zwrócić uwagę, że brak odpowiedniego przechowywania dokumentów pracowniczych może również mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy, ponieważ brak przestrzegania przepisów prawnych jest postrzegany jako brak zaangażowania firmy w swoje obowiązki i brak odpowiedzialności.
Jak skutecznie przechowywać dokumenty pracownicze?
- Aby skutecznie przechowywać dokumenty pracownicze, warto rozważyć usługi zewnętrzne, które zajmują się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów pracowniczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Takie usługi oferuje m.in. firma Rhenus.
- Pracodawcy powinni też zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dostępu do dokumentów pracowniczych, np. poprzez hasła czy też uwierzytelnianie.
- Pamiętać należy też o regularnym archiwizowaniu dokumentów pracowniczych, aby mieć pewność, że są one przechowywane przez okres wymagany przez prawo.
